Lægesekretærerne i Ortopædkirurgisk Ambulatorium på Hillerød og Helsingør hospitaler har siden efteråret afholdt en række succesfulde såkaldte kaizen-møder.
Formålet med Kaizen-mødet er, at medarbejdere og ledere motiveres til at deltage i den løbende optimering af afdelingens rutiner og arbejdsvaner til fordel for patienten.
Det har vist sig, at Kaizen synes at være løsningen på problemet med at fastholde forbedringer og understøtte nye forbedringer.
20 nye forbedringer lever nuPå møderne i Ortopædkirurgisk Ambulatorium gennemgår medarbejderne kort ugens produktion. Plan- og Aktivitetsenheden har leveret forskellige scorekort, som viser udvalgte målinger i forhold til ventelister, fejllister og produktion. På sigt kan kortene suppleres med andre om eksempelvis sygefravær og antal dikterede og skrevne journalnotater.
Opgørelserne giver en bredere forståelse for de faktorer, der påvirker den daglige produktion. Den nye viden har givet lægesekretærerne anledning til at foreslå 20 nye forbedringer, som nu er gennemført på Hillerød og Helsingør hospitaler. Og yderligere 14 forbedringsforslag er nu i gang med at blive realiseret.
50 patienter færre venter unødigtSom et led i realiseringen af Vision 2012 er det i januar 2010 lykkes Ortopædkirurgisk Afdeling at reducere antallet af patienter, der venter på undersøgelsessvar fra en anden afdeling, med over 50 patienter. Det er gjort ved at arbejde med forbedringsforslag om sikring af korrekt registrering og ved løbende at følge op på, om patienterne har fået deres undersøgelsessvar.
Kortere ventetid til operation til HørsholmNår en ortopædkirurgisk patient henvist til Hillerød Hospital førhen blev sendt til operation på afdelingens afsnit i Hørsholm, blev alle patientens oplysninger ikke altid viderebragt i første omgang. Eksempelvis manglede der et bilag fra den henvisende læge. Det betød, at sekretæren i Hørsholm måtte ringe til Hillerød for at få viderebragt patientens oplysninger, før patientens forløb kunne startes op.
I dag har sekretærerne forbedret kommunikationen på tværs af afsnittene ved at få sygeplejersken til selv at sende patientoplysninger til Hørsholm. Dermed skal oplysningerne igennem færre hænder, og det giver mindre plads til fejlkommunikation. For afdelingen betyder det 10 færre daglige opringninger fra Hørsholm om manglende patientoplysninger. Og for patienten betyder det kortere ventetid, fordi han eller hun ikke skal vente på, at forløbet kan startes op på grund af forsinkede oplysninger.
Et andet gennemført forbedringsforslag er, at medarbejderne kun skriver almenkendte forkortelser i journalnotater. Det gør, at patienterne nu lettere kan forstå journalnotatet i forbindelse med aktindsigt.
Afdelingsledelsens ønske er, at møderne på sigt bliver implementeret i resten af afdelingen og bliver tværfaglige. Der er nu planlagt et samarbejde med leankonsulenterne i løbet af foråret.
Yderligere oplysninger: ledende lægesekretær på Ortopædkirurgisk Afdeling Lene Sørensen, lesoe@hih.regionh.dk og lean-konsulent i Plan- og Aktivitetsenheden Jeanette Borges, jeabo@hih.regionh.dk.